Planificar es el inicio de todo proyecto, es trasladar tus ideas a un formato tangible.
Para ello cuentas con datos de rendimientos y lecciones aprendidas, información objetiva.
Y los deseos de cómo te gustaría que se desarrolle el proyecto, información subjetiva.
Esto segundo es muy importante porque dependiendo del momento puedes ser más o menos optimista, y esto afecta al resultado.
De ahí que el primer beneficio de planificar en equipo sea que:
1. Los planes se acercarán más a la realidad
Es muy posible que una actividad planificada para un tiempo determinado, después se alargue mucho más.
Esto es debido, en parte, a nuestra percepción del tiempo y sobre todo porque estamos influenciados por nuestro deseo de que se termine antes.
Al consensuar las planificaciones con el personal que hará los trabajos, estarás incluyendo el optimismo y pesimismo del resto del equipo, consiguiendo un “coctel” de impresiones personales que estará mucho más cercano a la realidad.
Cuando te reúnas con tu equipo, permite a tus colaboradores que digan el tiempo que tardará en hacer sus trabajos.
Lo podrás negociar después si no encaja, pero no se lo impongas porque estarás volviendo al inicio y no estarás teniendo en cuenta el aporte de tu colaborador.
2. Aumenta la calidad de la comunicación
Si estás delante de tu interlocutor ambos captáis la comunicación no verbal.
Se estima que ésta aporta más del 65% del mensaje, así que es un factor importante a tener en cuenta.
Además, puedes buscar posibles soluciones utilizando material de apoyo como croquis hechos a mano, planos o imágenes. Y esto en tiempo real.
Si estás reunido en la obra, puedes ver con el 100% de realidad lo que se está hablando.
3. Toma de decisiones ágil
Hay veces que para tomar una decisión hay que hablar con varias personas y tener en cuenta varias opciones.
Pierdes tiempo hablando con unos y con otros, recogiendo información y procesándola.
Consideraciones de diseño y ejecución que necesitan del conocimiento de varios profesionales para llevarlas a cabo correctamente.
Este tiempo se reduce de forma exponencial si lo hacemos en una reunión.
Quiero hacer un pequeño inciso aquí.
- Ojo con reunirnos para todo y por todo.
- Ojo con la efectividad de las reuniones.
- Ojo con el tiempo de las reuniones.
- Y ojo con los temas que tratamos en las reuniones, el fútbol no se juega en la obra.
Si queremos ser ágiles y no perder tiempo, cuidado con las reuniones que son un arma de doble filo.
4. Se reduce el tiempo de otros canales de comunicación
Una reunión de planificación efectiva reduce muchas llamadas de teléfono y muchos correos.
Hay una imagen que tengo grabada desde pequeño. Y es que, cuando miras una obra desde fuera, al que ves hablando por teléfono, es el que está al mando.
Demoledor…
No sé si tú tienes una imagen parecida, pero yo quiero borrarla de mi mente.
Y es que hablar por teléfono es necesario, pero no se puede estar todo el día con él pegado a la oreja.
En la obra hay que hacer muchas más cosas que no harás si estás comunicando por multitud de canales continuamente.
Trata de canalizar la comunicación con tu equipo directo hacia una reunión periódica, verás que ahora tendrás más tiempo para otras cosas.
Podrás comprobar medidas y niveles.
Asegurar que los detalles constructivos se ejecutan bien.
Asegurar que no habrá que volver atrás.
Y sobre todo, asegurarte no tener que usar el martillo rompedor. Ya sabrás que el hormigón es bastante duro ;).
5. Aumenta el compromiso de las personas con el proyecto
Cuando las personas hablan entre ellas, y acuerdan hacer cierto trabajo de esta u otra manera, contraen compromisos.
Esos compromisos son esenciales para un avance de obra seguro y es la base de la gestión con Last Planner System.
Con Last Planner System favorecemos que las personas se coordinen entre ellas para conseguir el mejor resultado posible.
De esta forma todos los implicados hacen un poquito suya la obra.
6. Todos toman consciencia del trabajo de los demás
Te habrás dado cuenta de que la gente se quita responsabilidad dándosela al que pasó antes por aquí. O simplemente a otro que no está.
Incluso, algunos llegan a hablar mal de otros compañeros que han pasado por la obra en otro momento.
Yo creo que se debe a que no entienden el trabajo de los demás.
No han tenido la oportunidad de percibir sus dificultades, por lo que no sienten empatía.
La gente sólo se preocupa de sí mismos y su trabajo.
En parte puede ser normal, no puedes esperar que todo el mundo sea condescendiente con los que pasaron antes.
Simplemente digo que, si reúnes a la gente para hablar sobre sus trabajos, que además unos afectan a otros, las personas se pondrán de acuerdo y se aumentará el respeto entre ellos.
Tomarán consciencia del trabajo de los demás y le darán el valor que tiene. Incluso entenderán posibles errores que de otra manera criticarían.
Estos acuerdos y coordinaciones tienen que ser siempre bajo tu dirección como líder del proyecto.
7. Se fomenta el compañerismo
Por lo tanto y como punto final, reseñar que trabajando mano a mano con el equipo y ejerciendo una comunicación abierta, estarás fomentando el compañerismo.
Una pieza clave para que haya un buen ambiente en el lugar donde vamos todos los días a pasar muchas horas de nuestra vida.
¿Se te ocurren más beneficios de planificar en equipo?
¡Anímate a participar. Te espero en los comentarios!
AUTOR DEL ARTÍCULO
Fernando Rodríguez, fernando@a3leanconstruction.com
Ayudo a empresas a implementar técnicas de Lean Construction y Project Management para aumentar la coordinación entre los subcontratistas y conseguir las decisiones de diseño a tiempo.
